[赛捷视点] 让企业更轻松管理财务数据的6种方法（第一部分）

anne.yao

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经营企业意味着高度依赖他人的配合。健康、蓬勃发展的企业建立在高效协作之上，每个人都根据各自的专业知识和经验朝着同一方向努力。


但要想实现高效协作，所有相关方——包括同事和客户——都需要能够访问相关的财务数据。这样做还有一个额外好处，就是能减轻财务负责人或财务团队的部分负担。


当员工与技术完美协同工作时，企业的运转才会高效。一旦实现这一点，员工也会感到更有动力完成自己的工作。


以下六种方法可以帮助企业实现这一目标，让财务数据惠及每一个人。


1.重新思考数据录入方式


通过让同事和客户自行在系统中录入信息，可以减少手动输入数字、追踪Invoice、收据和费用报表的时间。


一个典型的例子是：远程办公的员工可以在客户现场录入销售或服务信息——甚至可以在现场直接开具Invoice。


引入这种做法并不意味着失去对财务的管控，也不意味着让不该看的人看到敏感信息。


相反，合适的会计软件能够让个人随时上传、下载和编辑他们需要的数据，而不会让他们访问或修改不该接触的内容。


举例来说，如果销售团队需要确认某张Invoice是否已发送给客户，他们可以查看相关信息，而无需获取公司全部财务和Invoice记录的完整权限。


通过这种方式，可以减少重复劳动（比如当某人在费用单上填写数字后，财务团队又得在财务系统中重新录入一遍），从而腾出时间用于更有价值的财务工作。


（待续）