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（接续）
采购流程的9个关键部分
尽管采购流程在不同企业间有巨大的差别，但其包括以下所有或部分流程：
1.确定对企业至关重要的产品和服务
首先，公司应该根据自己的需求和要求确定所需的产品和服务。例如，可能包括公司从未购买过的全新产品、现有产品的重新进货或者服务的更新。
以下是您必须关注的内容：
• 物料类型/服务
• 产品的确切数量
• 精确的产品技术细节
• 服务特点
• 零件号
在进行最终采购之前，最好咨询所有业务部门，确保采购的物料满足每个部门的需求。
2.提交采购请求
若您想一次性购买大批量商品或服务，那么提出正式的采购请求（也称为采购申请）是有意义的。
通常，采购部门经理会创建一份采购请求，列出部门的需求和指定产品的技术规格。包括：
• 价格列表
• 时间期限
• 需求量
• 尺寸
• 安装
• 性能
• 供应商
采购请求最终会发送至财务会计部门，由该部门决定批准或拒绝。
如果获得批准，采购团队就可以开始供应商的选择流程。如果被拒绝，采购部和会计部可以进行沟通，确定和消除不必要的开支，只支付对部门运作至关重要的项目。
3.确定并选择最佳供应商
财务会计部批准采购请求后，就可以确定最佳供应商并提交报价请求（RFQ）了。
采购团队将RFQ发送给潜在供应商以接收报价。因此，RFQ应该向供应商提供您业务需求的详细描述。
在供应商评估过程中，您应该关注以下几点：
• 质量、成本和交货（QCD）
• 全面质量绩效（TQP）
• 法律合规性风险
• 财务稳定
• 行业历史经验
• 服务质量
• 交货时间
• 网络风险
如今，许多零售商以实施环保政策为荣。因此，如果您与支持环境可持续性发展的供应商合作，那将是最好的选择。这样可以加强企业形象，并且有助于在市场上建立品牌。
4.拟定价格和条款
按照行业惯例，在做出最终决定之前，我们至少要从供应商那里获得3个报价。您应该严格分析每一个报价，并确定能够通过谈判获得更好的交易的条款。若您对采购条款不满意，在放弃之前，找几个备用供应商。若您同意与供应商合作，您需要确保自己写了一份包含所有条款的书面文件。
5.生成采购订单
创建并填写一份采购订单（PO），并转发至供应商。确保采购订单中包含您所需的全部货物和服务细节，以及供应商履行订单的规定时间。
6.检查收到的货物
在仓库收到货物时，应检查货物是否存在差异，损坏或错误。确保您收到了采购订单中提到的每一件物品，并检查其质量——不合格、一般或优秀。
7.执行三向匹配
为了避免差异或错误，应付账款团队应该进行三向匹配，包括比较订单收据（领料单）、采购订单和。这一步骤的主要目的是确保您避免给问题或未经授权的付款。
8.支付尾款
如果三向匹配流程无误，一切准确，就应该支付。无误差的应付账款流程有助于验证您所有的付款是否与相符。这一流程确保付款准时进行，有助于建立稳固持久的供应商关系，并防止滞纳金。
9.记录维护
存储和维护整个采购流程的记录（从确定基本材料和生成采购订单到创建RFQ和支付）有多个优点。
优点：
• 未来以有竞争力的价格重新订购商品。
• 计算税费
• 协助审计过程
• 解决未来可能出现的潜在问题
（完） |
发表于 2022-11-24 17:55
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