ERP实施——预则立，不预则废

lynn.yu

ERP实施准备


ERP解决方案旨在把所有流程整合到独一无二的信息系统中，从而增强企业实力。然而数据显示，大量的ERP实施项目都以失败告终，或陷入困境。不管是因为终端用户的抵抗情绪，还是仅仅因为项目组织不佳，这些问题都可以被预测到，从而避免ERP实施因规划不善而酿成悲剧。要想降低风险和开销，减少颠覆，以及确保ERP项目最终的成功，未雨绸缪是最重要的因素之一。本文将帮助您应对ERP实施中可能发生的大型变革。





确定业务流程和报告


在为企业考虑管理解决方案之前，您对企业流程要一清二楚。首先要能认识和向利益相关方描述企业流程，以及数据流动。这个步骤将实现整个企业的可视化，让您知道哪些领域效率较低，哪里需要修改，来改进企业的运营。


之后，仔细斟酌遗留系统或企业不同软件所提供的报告，列出真正需要的报告清单，以及可优化管理的数据清单。


设定ERP预期值


要谨慎选择所实施的ERP。您要明确希望用新的管理系统达成哪些目标。问自己一个简单的问题，比如：“为什么它对公司有帮助？”或者“我对新的ERP解决方案有什么期望？”。您要铭记企业的目标，以确保ERP系统可助您达成这些目标。


随后，列出需求清单，包含您高效管理企业所需要的功能。这个清单不必要面面俱到，您可以在为企业目标和流程选定ERP集成商后，和对方商谈，逐步添加需求。重要的是，这个清单能引导您迈出第一步，选择满足需求的ERP解决方案。


一旦您对于ERP解决方案如何帮助企业有个清晰的了解了，下一步就是寻找集成商。不要犹豫，让软件开发商向您推荐他们的某个合伙人。您需要确保的是，所选择的ERP集成商了解您企业和行业里错综复杂的问题。要求进行平台展示，安排会议，和ERP集成商讨论您的需求和他们的专长。


核查数据


在集成开始前，企业所有的数据都要整理，核查。找出需要的数据，发现错误和重复数据。之后再把数据集成到新系统中就简单多了，还要保证未来不会重蹈覆辙。


组成ERP项目团队


在创建项目团队时，要确保让企业领导加入进来。他们会支持项目，让用户了解这一变更，以及这对企业的重要性。您的团队越强大，来自终端用户的阻力就越小，项目成功的几率也越大。


若要完成ERP集成，您需要选择至少一名关键用户。他们的角色对项目成功是至关重要的。认真选出有能力负责管理这一方面的人员。


ERP项目预算制定和规划


ERP解决方案集成需要企业的大量投资。您要合理制定项目预算，以确保项目不会因为缺乏流动资金而夭折。您还要全面了解集成的成本，以及报价包含的内容，知道自己付的钱去向何处。项目总成本不会一次性花完，因此要了解在整个项目中还需要哪些资源。不要忘了安排培训预算，终端用户使用ERP的能力将决定实施成功与否。


团队组建好之后，就组织一次项目启动会议，规划ERP集成流程的各个细节。


让ERP用户参与到项目中


终端用户要认可实施新ERP解决方案的必要性。在项目启动前，要进行沟通，最好问问终端用户对遗留系统的看法，哪里需要改进，哪里能帮助他们完成工作。做这次小调查，您就能获得对企业运作的洞察，知道新系统要着重解决哪些重要问题。还有考虑到终端用户的评价，尤其是在ERP测试阶段，这展现的是有改进空间的地方，能够在系统上线后避免某些问题。


沟通是ERP项目成功的必备良药


要想高效执行项目，就要保持良好的沟通。您要向不同的利益相关方解释为什么旧的系统不再适用，以及他们能够新系统中收获什么。沟通的主要目的是通过减少新管理解决方案为他们带来的风险，避免产生阻力。终端用户可能有两个顾虑：第一，ERP会代替终端用户完成他们的本职工作。您要明确的是，ERP集成不是为了取代员工，而是为了简化流程，提高员工效率。第二，一些员工可能因为对计算机的操作不够熟练，担心自己不会使用新系统。告诉他们，能通过培训来了解新系统。


项目的整个阶段都要保持沟通，以确保所有人都足够熟悉这个解决方案，并且支持集成。