ERP新说

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云技术、合规性和消费化是改变了如今中端市场企业资源计划系统的三大趋势。


撰稿人：Dann Anthony Maurno | CFO 杂志社


企业资源计划系统名号不一，一直被称作是企业的心脏、大脑和脊柱。考虑到一个ERP系统所能提供的核心功能——会计和财务、人力资源、销售管理、供应链管理、客户关系管理等等，这些比喻都是恰如其分的。因此，选择和实施ERP系统非常重要，甚至是充满风险的；根据全景咨询公司所做的一项调查，2013年ERP项目平均耗资280万美元，历时16个月，其中54%的项目预算超支。


难怪会有这么多财务人员参与到ERP软件的选型上来。导航者商务解决方案公司（Navigator Business Solutions）是中端市场ERP解决方案SAP ByDesign的增值经销商（VAR），其总裁Grant Fraser说：“现在我发现打销售电话的首席财务官比首席信息官要多得多”。


现如今有大量的系统可供中型企业的CFO选择。老牌的中端市场供应商，比如Epicor、Sage和Syspro都拥有庞大的中端市场消费者基础（一般为收入在1千万到10亿美元的企业）。SAP、Oracle和微软等ERP巨头发现财富一千强企业的市场愈发饱和，于是在中端市场竞争，这需要巨额的研发预算和功能广度。基于云计算的供应商，如NetSuite公司，能摆脱传统的内部部署软件模型的约束，而所有主要的中型市场ERP厂商在一定程度上都能提供云计算功能。


考虑到这一系列选择，CFO们怎样保证企业能选择正确的系统呢？我们为您提供以下准则。我们在此处列出了从10个主要供应商获取的中端市场ERP系统的产品信息。在“经验分享”（本文末端）一栏，我们提供了准备“脚本展示”的小建议，供应商借此可以证明自己的软件确实能满足企业的需求。


注意：所有列出的供应商均能提供会计和财务功能，包括多税种和多币种功能，因此这类特性未在买家指南里列出。总账、应付账款/应收账款、现金管理、信用和收款、固定资产——这些和其他功能已经成为了ERP中端市场的竞争筹码。

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ERP的消费化


ERP系统的访问已经不再局限于少数的精英分子了，企业中任何一名员工都能随处使用，用来提高绩效。这逐渐成为了“消费化”——因为使用了类似于网页、社交和移动性大众化技术的接口。McGeever说：“任何能对企业绩效产生影响的人都能使用我们的NetSuite”。“您要建立一个直观的，和谷歌一样人性化的系统。”


移动ERP界面迅速成为标配。比如，SYSPRO 7就包括了设备无关的移动平台，能支持几乎任何移动设备，包括ipad，iPhone和Android手机。


大多数的现代应用都包含了某些社交功能——也就是内部和与消费者的协作工具。Epicor Social Enterprise是一个社交平台，为企业的每个人打开了ERP的大门。当地的信息可以迅速访问；比如，收款主管可能会从加利福尼亚的员工那里听说一个客户因为火灾而错过了月底支付。


中端市场的最后一个价值主张就是：供应商或者VAR实现的解决方案，用他们的话来说，能限制成本和风险。Syspro美国分公司的总裁Joey Benadretti说，“一般来说，中端市场供应商在交付端对端的解决方案上，做的非常不错。”Syspro称实施时间为3到9个月。一些中端市场供应商会共同承担成本和预算超支的风险，比如Sage就提供固定价格实施和退款保证。

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混合云模式


Infor Global解决方案公司的行业和解决方案策略主管Mark Humphlett说，CFO们受到云计算的吸引主要基于三个原因。“速度（上市更快）、灵活性和成本节省。”他指出，企业长久以来一直部署基于云的系统来管理人才、花费和客户关系；现在它们“开始对ERP云技术带来的效益满怀信心，并且需要在云端有核心ERP，以便更快地推动企业流程转型和现代化。”


全景咨询公司在2014年的报告说，云技术节省了大量的成本，有46%的企业称节约了41%甚至更高的成本。但是该咨询公司也对云技术有些许忧虑：2014年，基于云或软件即服务的ERP系统的最新采用率从26%下跌至15%。大约30%的企业称“担心安全漏洞”——全景公司总裁Eric Kimberling称这完全是杞人忧天。


Kimberling解释道：“SaaS或者托管解决方案就是这些托管服务供应商的所有业务了，”他说，他们不仅仅“经济上受到激励”来提高安全性，并且“看看这些供应商的正常工作时间。他们比任何IT部门的能力都强。”


中端市场大多数基于云的ERP用户选用了混合模式，把内部部署型ERP系统和基于云的存储、平台和精选应用相结合。但即使有了内部部署的ERP作为后盾，Forrester研究公司还是注意到在一些情况下，SaaS因其速度、灵活性、以及更低的成本和风险而带来的良好商业成果。这类情况的例子包括一家企业进行一项新的商业活动的时候、通过并购而快速发展、希望在两层ERP基本架构上实现标准化，或者在企业层面有一个主干系统，而在业务部门层面有本地解决方案。


与此同时，纯粹的云计算ERP实施虽不算典型，但也越来越多。NetSuite公司称它的SaaS在全球被安装了2万次。

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GRC（治理、风险和合规性）功能


在诸如医疗设备这类受到严格监管的行业、跨国公司，以及遵从《平价医疗法案》的美国国内企业中，治理、风险和合规性功能尤其是ERP系统变更的强大动力。


GRC解决方案是由一级供应商，比如SAP和Oracle所提供的，但是中端市场供应商，如Epicor和Sage也能提供。比如，Epicor的解决方案提供国际会计准则、国际财务报告准则，甚至是欧盟废电子电机设备指令这类基本准则的合规性。


这些企业必须遵循的细化标准必须被纳入差距分析中去。如果一家企业在进行全球化扩张，那么企业在合规性上该如何抉择，是《反海外腐败法》还是当地标准？供应商是否跟上了不断变化的法规，用补丁或自动升级来更新软件？

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商务智能


所有的中端市场ERP供应商都能提供商务智能和数据挖掘功能。但是购买者要保证所产生的数据是相关、易访问且易配置的。


Epicor公司的营销副总裁Malcolm Fox说：“要确保信息涵盖业务的各个方面，并且所提供的工具易于在应用程序中访问和使用，而无需求助IT部门。”这是展示阶段的需求的另一个验证——比如，“给我看看中西部的销售数据。再给我看看芝加哥的数据。给我看看绩效最好和最坏的产品。”

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实现自动化


日常财务功能自动化可通过消除诸如手动对账的工作，或者缩短每月结算，从而带来可测量的进步。一些中端市场的ERP系统包含了自动化工具集。UNIT4的Agresso工作流能使用户直观地定义规则和流程（如请购单和发票），并执行类似审批程序的活动。Syspro的工具集则包括流程建模，工作流，通过电子邮件或其他方式通知重要事件的关键人员以及其他消息传送。Unit4和Syspro的工具集让企业用户无需IT员工就能创建和自动化流程与工作流。


这类自动化在产品展示中应该是一个“经验分享”的请求：“我们的客户时常会超出信用额度。我怎样才能自动把他们筛选出来。”


首席运营官Jim McGeever说，NetSuite是软件即服务（SaaS）ERP供应商，它也含有类似的人性化功能。他说：“不仅仅是我们的产品，我们的平台都是CFO和商业分析师为定制而建立的”。McGeever补充道，SaaS模型尤其能让用户定制功能，无需担心升级会把定制抛之脑后。他说，“在以前，当您完成定制之后，若要在升级之后保留定制，就要大放血。”但是有了SaaS解决方案，“您所有的定制都能跟随你。您都不害怕定制，我们的客户就更加不必害怕了。”


这在选择的过程中，也是需要细化的一个要求；核心功能能否定制，升级后定制能否保留？

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注意弥合差距


在开始采购前，企业应该要问，自己当前系统的优势和劣势在哪里。Chuck Langenhop是CFO咨询服务公司的高级主管和ERP顾问，他建议项目团队进行差距分析，细化企业想要通过新系统实现的目标。这些目标可能包括节约更多的资金、更高效的流程、更快的库存周转，或者适应海外扩张的能力。


这类分析会生成一个“必备”功能清单。比如，物流供应商需要优化货运，而另一家销售人员分布各地的企业则需要移动界面以便从iPad下单。第三家扩展到中国的公司则需要多币种和多税种功能的本地化解决方案。


简而言之，有了清晰明确的选择标准，就能降低成本和风险。这虽然看似明了，但Panorama咨询公司却在自己的《2014ERP报告》中发现，91%使用ERP的企业至少需要某种定制才能满足基本的业务需求，即使所需的功能是能从其他ERP供应商那里获得的。


然而，没有哪个系统能够一应俱全，满足企业所有的需求。Langenhop建议到：“必须达到80%的匹配，不能再低了。”“从零开始构筑解决方案和不断优化80%符合度的解决方案，这二者存在着很大的差异。”如果供应商为开发人员提供了工具箱，有了充足的IT人才的企业就能优化这一解决方案，而无需等待下一代新版本。


为了填补空缺的功能，中端市场的ERP供应商与实施人员，VAR和应用合作伙伴建立了稳固的合作关系。这些第三方人员会开发出消费者可能需要的有利可图的应用，如自动交易监控和企业资产管理。在这些情况下，CFO要询问供应商，哪些合作伙伴能够提供所需的应用，它们是否持有执照，这一应用有无参考案例。