[赛捷视点] 什么是Invoice号?(第二部分)
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为什么Invoice号至关重要?
Invoice号能够助力企业完成以下工作:
•追踪付款记录
如果有一张几个月前的Invoice出现问题,可以参考具有逻辑的编号系统来追踪这张Invoice。如果没有Invoice号,追踪起来就会变得繁琐费时。
•消除重复支付
如果账单不正确或重复,您的公司可能会遭受巨大损失。这将影响企业声誉、浪费时间和金钱。
•提供专业、合法的服务
Invoice是一份专业性的文档。如果有地区不支持Invoice,客户仍会要求提供Invoice号进行参考,因为Invoice号具有专业性和透明性。
•记录纳税收入
利用Invoice号,税务局可以将Invoice与企业的收支记录进行对比,以便提高审查效率。
如何分配Invoice号?
Invoice编号方法有很多种,企业完全可以选择适合自己的方法。Invoice编号分为五类:
•按序列号为Invoice编号
此Invoice编号方法即是在一个序列中,每一张新Invoice号会依次递增。开头可以是 1、2、3 等,也可以是0001、0002、0003。不过,常用的方法是以0000000001开头的十位数。
如果是手工编号,客户姓名和欠款金额应写在另一张纸上。如果出现任何错误,必须清楚注明,以便日后参考。可使用会计软件为Invoice自动分配Invoice号。因此,可以消除重复。
•按时间顺序编号
按时间顺序编号包括将Invoice创建日期纳入其中,以生成更长、更全面的Invoice号码。例如,日期为2023年10月5日的Invoice可输入为20231005-001。格式为:YYMMDD-001。
其他替代格式有05102023-001(DDMMYYYY)、10052023-001 (MMDDYYYY))等。如果您想将Invoice号与客户编号个性化,则会显示为YYYYMMDD-CCC-001。这里的CCC是指客户编号。
•客户Invoice编号
在这种Invoice号格式中,添加日期是可选项。客户ID是必填项,以序列号结尾。在所有Invoice号中,序列号应放在最后。
•字母数字Invoice编号
这种类型的Invoice号包括数字、字母和特殊字符,如斜线或破折号。如果在Invoice号中添加特殊字符和字母,您将更容易追踪Invoice。例如,您的Invoice号可以是B0002。
•基于项目的Invoice编号
参考Invoice对于项目编号意义重大。这种方法对大量参与众多项目的企业特别有利,尤其是那些项目编号至关重要的企业,如建筑公司。
该方法的两种格式如下:
项目编号+客户编号+序列号
客户编号+项目编号+序列号
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