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[转帖]信息周刊:宝洁的协同管理

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2004年,帕赛利尼正式担任公司的CIO。他将公司里剩下的IT员工重新集中起来,其中很多人本来已经融合到了业务部门中。他还把IT部门的名字从“信息技术”改成了“信息决策解决方案”部门,以反映职能的变化,同时,还把这个部门并入了全球商业服务部。这个共享服务部门的员工有5,800名,其中大约有2,400名是IT人员。帕赛利尼承认,这个计划某些方面还不确定。如果公司部门并没有从IT与业务的紧密结合中获得好处,那该怎么办?他说:“那么我们会立刻取消现在这些措施。”
  当然,宝洁公司的CIO不希望发生这种事情。在他的计划中,还将继续全速推进桌面升级以及其他IT项目。宝洁公司估计,如果把每位客户一天内遇到公司产品的次数加起来,这个数量可能达到30亿次。这意味着,通过无处不在的染发剂和剃须刀片,公司具有无数个与顾客面对面的机会。

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建立体验
  接着来说些帕赛利尼喜欢听的话。25年前,这位宝洁公司的元老还是一名系统分析师。从加入公司后,他多次变换了工作地点。他出生在罗马,但是不断辗转于英格兰、希腊、意大利、拉丁美洲、土耳其以及美国本土辛辛那提总部之间。在这些过程中,他获得了市场营销和业务流程管理的丰富经验。2003年作为全球服务官,帕赛利尼帮助设计了公司的外包策略;在达成与惠普公司的交易之后,宝洁公司还将薪资、福利和旅游服务外包给国际商业机器公司(IBM),另外将固定资产管理外包给了房地产服务商仲量联行公司(Jones
Lang LaSalle)。

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在工作场所采用实时协同工具的想法并不新颖,但是很多大企业才刚刚认识到这点。“目前,很多企业已经在部署协同应用。”国际数据公司(IDC)分析师罗伯特?马霍瓦尔德(Robert
Mahowald)表示,“这些产品的目标就是组织协作,增加智能化。”不过,马霍瓦尔德预测,即时通讯、到场提醒和网络会议技术至少过5年时间,才会在商业领域广泛普及。
  宝洁公司正在尝试的另一个领域是视频会议的应用。宝洁公司不仅会在个人互动方面使用视频,比如那些面对面交流比较重要的领域,像职业面试和业绩评估等,而且还会应用在更广泛的方面。“我已经意识到,视频的应用可能与我们原来预想的非常不同。”海尔茨利说,“它不是用来开会的。”
  协同工具还能提高移动员工的灵活性(即海尔茨利所谓的“无固定场所的工作”),并且可以忽略不同时区对工作带来的影响。海尔茨利表示:“不过,这就会影响到你的生活品质,同时还要影响到你工作日的安排。”

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志愿参加
  宝洁公司打算用微软公司提供的这些应用软件,取代原有8万台视窗电脑上的Lotus
Notes软件,以及另外1.2万台电脑上的旧有软件。这些电脑是宝洁公司收购吉列公司(Gillette)后带来的部分资产。这次收购达570亿美元,于2005年10月1日结束。“打算要替换”是因为宝洁公司的全球商业服务部门并没有强制实施这个项目(无论如何,这还没有开始)。“我们在人力和日期方面还没有部署具体的日程,这样做是老的做法。”全球商业服务部门总监劳里?海尔茨利(Laurie
Heltsley)表示,“我们现在正在讨论一种‘采用策略’,大家都可志愿参加。”
  宝洁公司之所以要推出这样一个项目,即2006年的某个时候,80%的PC将升级到新的工具,是因为他们认为,员工对新的桌面应用集成套装软件会持欢迎态度。宝洁公司使用Lotus
Notes软件已有8年时间。同时,公司还拥有悠久的电子邮件文化,25年前在电子邮件商业服务流行以前,这家公司就开发了自己的电子邮件系统。这里有一个数据可以衡量宝洁公司内部邮件的数量:迄今为止,这家公司保留的电子邮件达到了惊人的20TB。

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但是,宝洁公司的再造不只是关注收入的增长。两年前,这家公司和惠普公司(HP)签署了为期10年、价值30亿美元的外包合同。为此,宝洁公司解雇了近一半的IT员工,裁员人数达4,400名。剩下的IT员工被整合到共享服务部门—全球商业服务部。这个部门同时也提供人力资源和薪资管理等等后勤保障功能。帕赛利尼在过去的几年中,将宝洁公司的IT部门全部都集中到了这个部门。
  宝洁公司这次部署的桌面应用,是整个技术策略的一部分。该策略聚焦于三个主要领域:一对一的通讯、实时和有预见性的商业智能以及业务流程的“虚拟化”。宝洁公司所说的“虚拟化”,并不是指“虚拟机”或“数据中心自动化”。它指的是将劳动力密集型流程(比如包装设计)变成应用三维图像的电子流程。帕赛利尼表示,宝洁公司采用虚拟化的好处是大大加快了产品的面世时间。
  帕赛利尼没有透露所有这些举措的投资到底有多少,以及在所有IT预算中占有多大比例。但是他明确表示:IT运营成本(也就是花费在基础设施上的投资)下降的趋势很“明显”,而计划用于业务创新的技术投资(包括协同应用软件、商业智能工具和虚拟化技术)出现了上升趋势。“这本来就应该如此。”帕赛利尼这样表示。

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协同是关键
  对协同工作的指导更多直接来自于高层。宝洁公司首席执行官(CEO)A?G?拉夫雷(A.G.Lafley)在公司网站上向潜在的产品开发合作者写下了这样一段话:“我们与外部合作伙伴的合作已经有好几代的历史了,但是这些宝洁盟友的重要性从来没有今天那样突出。我们希望,宝洁公司的协同工作(内部和外部)比世界上任何一家公司都要出色。”
  2000年6月,公司前任CEO杜尔克?I?贾格(Durk I.
Jager) 迫于压力辞职。自从那时起,拉夫雷就开始执掌宝洁王国,他通过采取一系列有效措施,彻底扭转了公司的颓势。他的主要做法是:认真倾听员工、客户与合作伙伴的声音,而不是仅仅告诉他们事情需要怎么做。结果怎么样呢?宝洁公司的利润在过去的3年中,平均增长了19%,连续9个季度高于分析师的预期。在2005 年,该公司更是以567亿美元的年收入位居“《财富》500强”第26位。

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尽管公司采用这些新的应用软件,主要是用来加强内部沟通,但帕赛利尼和同事则想得更远。宝洁公司有一个包括2亿名消费者信息在内的数据仓库(其中大部分是妇女的信息),主要用来提供在线和直邮营销服务。目前,宝洁公司正在探索通过微软公司的MSN网站,提供针对特定消费群体(比如母亲和青少年)的新型互动服务。
  宝洁公司官方在提到加强和个人消费者联系的同时,也没有忽视像沃尔玛集团(Wal-Mart
)这样的零售商。宝洁公司专门委派一些经理负责几位大客户,比如帕赛利尼就会定期与客户方同级别的高级经理交流互动,比如他会和沃尔玛集团的CIO琳达?迪尔曼(Linda
Dillman)进行定期交流。微软公司的产品支持不同IM客户端之间的即时通讯和公司之间的网络会议,帮助宝洁公司稳固企业之间的关系。当然,前提是“随着时间发展,公司与客户、消费者、购物者和员工之间的联系越来越个人化”,这些应用才有意义,帕赛利尼这样表示道。

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培养熟悉感
  由于这些应用能够使员工协同工作,因此宝洁公司的IT经理们对此十分欢迎,而且对于那些在家里使用视窗 (Windows)电脑的员工来说,使用起来也非常容易上手。不过,这些应用之所以起到了推动变革的作用,主要还是因为其实时性的本质功能。比如,通过内置于Communicator的“到场提醒”(Presence
Awareness)功能,一位身在伦敦的市场经理就可以确定东京的某位同事是否在线,如果在线的话就马上发送一个消息、打个电话或者启动个人对个人的视频会议。宝洁公司首席信息官(CIO)兼全球服务官菲利波?帕赛利尼(Philippo
Passerini)表示:“我希望有了这些工具,员工们的协作会有明显的增加。”

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作为庞大计划的一部分,宝洁公司正在引入一系列的桌面应用,用来促进公司全球10多万员工之间的合作,以及公司与庞大的消费者和合作伙伴网络之间的协作。
  这一新的项目主要包括了微软公司(Microsoft)的5种产品—Office
2003桌面套件、Outlook电子邮件客户端、Communicator即时通讯软件、Live
Meeting会议服务以及SharePoint文档共享门户,此外还有Windows Server
2003和其他服务器软件。微软公司和宝洁公司达成的这笔交易,为新的实时协同套件(Communicator 2005、Live Meeting
2005以及升级后的Live Communications Server
2005)赢得了迄今为止许可证数量最多的一笔生意,这个协同套件将于今年3月正式面世。
  宝洁公司部署这些新应用,旨在帮助公司员工尽可能地达到一对一的通讯能力;建立更有效的虚拟团队,最终达到使决策更快速和更准确的目标。宝洁公司官方发言人表示,推行这些应用,可以提高业务沟通的效率,加快产品的推出周期。
  在某些行业,这样的做法也许算不上什么了不起的大事,但对于一个努力摆脱保守文化形象的公司来说,已经是一个重大的进步了。

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