管理成败在于细节--Sage ERP X3功能特点系列--三向匹配

lynn.yu

目录：

1.简介
2.功能内容
2.1 三向匹配公差维护
2.2 供应商种类
2.3 产品维护
2.4. 采购交易录入
2.5. 采购订单创建
2.6. 收货交易
2.7. 收货
2.8. 采购发票交易
2.9. 采购发票 – GESPIH
2.10. 查询
3.优点


正文：


1. 简介

三向匹配指的是在处理自从供应商处收到的发票时所采用的“最佳实践”会计操作。三向匹配的目的是为了避免支付不正确和可能假的发票，同时也为了避免这个过程中的障碍。

三向指的是涉及的（由不同人员管理的）三类单据：

—— 供应商发票，须已收到，且如审批可以成为应付账款的一部分，
—— 采购订单
—— 和收货单

匹配是指将出现在供应商发票上的数量、单价、条款等与采购订单上的信息进行对比，以及将其与实际收货数量进行对比。当通过三向匹配功能审核供应商发票之后，就可以进入下一步付款程序。

这个新功能通过确保预防异常情况的发生以及将这些异常情况的信息清楚地传达给用户来进行控制，从而协助完成三向匹配流程。且该功能是以按照下列问题来提供相关规则的“公差代码”为基础的：

—— 你是否想使用公差匹配逻辑？
—— 要使用哪种类型的公差检查？
—— 需要多少代码以及限值为多少？
—— 这些待分配的公差代码是什么层级的（供应商、产品、供应商-产品）？
—— 对于每一项公差，所需“操作”是什么？
—— 你允许在采购订单（采购发票）上对公差代码进行编辑吗？
—— 授权哪些用户可以“解锁”发票？
—— 你是否要强制使用从收货（单）加载发票信息的设置？


2. 功能内容

三向匹配控制涵盖以下几个方面：

1）参数 - 用来控制匹配流程/操作以及定义匹配代码。
2）基础数据 - 拥有将新的匹配公差代码链接至供应商、产品和供应商-产品定义条款的能力。
3）采购 - 拥有在行层级激活公差代码的访问和在采购订单中管理录入的能力。
4）收货 - （根据层级）评估公差代码和醒目标记不匹配之处。基于参数设置管理/限制 “创建”选项。
5）开票 - （根据层级）评估公差代码和醒目标记不匹配之处。基于参数设置管理/限制“过账”选项。如果有收货项，可以控制锁定自采购订单进行创建（可选）。

2.1.三向匹配公差维护

在一个新功能中，匹配公差代码是由用户自定义的。用户可以通过这些代码来明确规定如何管理匹配误差。这个功能使用户能够针对收货项和发票来管控匹配公差。

在匹配公差维护屏幕上有两个标签，一个用于进行收货匹配，另一个则用于进行发票匹配。

在收货页签中，有短缺/超出数量和提前/延迟收货的控制可供使用。



在发票页签中，有短缺/超出数量、单位最低/最高限额和行订单金额最低/最高限额的控制可供使用。



以下为每个字段及其功能的摘要说明：

1）控制 –复选框，显示与锁定关联的控制是否为激活状态。
2）UOM（计量单位） - 针对基于数量的控制，该字段可用来为那些已确定的数量定义UOM（计量单位）。当数量字段中有值输入时，UOM字段必填。
3）百分比％ - 用来规定锁定内容最大差异的限值
4）数量 - 允许的最大数量差异
5）天 - 与提前/延迟收货相关天数的限值
6）货币 – 用来规定金额限值的货币。当金额字段中有值输入时，货币是一个必填字段。
7）金额 - 一个特定的值，代表了以货币表示的最大差异
8）操作 - 本地菜单，显示与某一公差错误相关的行为。

2.2. 供应商种类
新的三向匹配代码被添加在[商务]页签的[订单]模块中。




2.3. 产品维护
新的三向匹配代码被添加在[购买/补货]页签的[采购]模块中。该字段默认取自产品种类记录。



新的三向匹配代码被添加在[供应商]页签的[供应商数据]模块中。该字段默认取自产品种类记录。



2.4 采购交易录入
此处添加了一行新的控制选项，用来规定用户在采购订单行上是否有权访问三向匹配代码。其设置方式与[第1行]和[第2行]页签中的其他字段一样。



2.5. 采购订单创建
在录入一个新的采购订单行时，采购订单行上的公差代码默认以下列方式取值：

—— 初始为空白
—— （如果存在）以取自供应商记录的匹配代码覆写
—— （如果存在）以取自产品记录的匹配代码覆写
—— （如果存在）以取自产品/供应商记录的匹配代码覆写

用户可以根据采购交易设置来覆写三向匹配代码。

2.6. 收货交易
一个新的选项，“三相匹配状态/结果”，被添加在[参数]页签的[显示]模块中。如勾选这个值，会在收货屏幕的底部添加一个字段，用来显示所有匹配锁定和警告消息以及收货行上的匹配状态字段。


一个新的控制项，“三相匹配”，被添加至[第1行]页签中的收货行上，用来控制用户是否能修改已分配至收货行的公差代码。



2.7 收货
有一些行不受匹配约束：

—— 无匹配代码的行
—— 直接收货行（无单据录入）

在收货过程中，除非是直接收货行（没有与收货行关联的单据），用户才可以不改变价格/值。

由于这种类型的行不受匹配公差约束，因此这些行是依据数量匹配来评估的。这就是数量百分比差异和数量差异。对于数量还可以设置二级限值。此项检查是在评估百分比之后进行的，作为一项额外保障措施（针对那些百分比在限值范围内但数量差异超出限值的行）。

公差代码包括一项提前/延迟收货设置。这提供了一项额外控制/警告，可以停止不正确的收货或在选中错误的采购订单/行时向用户发出警告。

一项警告设置会触发一条警告消息，让你选择“继续”或“取消”。而一项锁定设置也会报一条错误消息，但只能选择返回收货项。当用户触发一次[创建]或[保存]操作时会审查收货项。

根据收货交易，用户可以访问公差代码。因为这样的设置，所以在特殊情况下用户可以被授权覆写公差代码。

与采购发票不同，收货不能在匹配受阻时被创建/保存。在收货项中覆写匹配锁定的唯一办法是将公差代码覆写为限制较少的代码。

2.7.1.匹配异常情况用户警报

随着每一行的录入，公差匹配代码也会被审查，并且会将录入行与采购订单行进行对比。对于那些不在公差范围内的行，系统会为用户提供两个关键信息。

1）匹配标志 - 那些不在匹配公差范围内的行以条件格式显示。当发生匹配错误时，该产品文字会显示为暗橙色，而当出现匹配警告时，该文字则会显示为蓝色。这样的设置仅适用于不在公差范围内的行。

2）行匹配状态 - 在收货行中（在[匹配公差]字段旁边）添加了“匹配状态”字段，用来在每行上显示匹配状态。



本字段有5个值可供选择：
—— 不适用
—— 匹配成功
—— 警告：该行上有一条或多条匹配警告，但没有锁定（产品字段也会显示为蓝色）
—— 已锁定：该行上存在一个或多个匹配锁定（产品字段也会显示为橘色）
—— 已解锁：该行上此前有一个或多个匹配锁定，但后来被某个用户覆写了

在行状态表中新增了一行[匹配状态]字段（可以通过在添加的收货行上右击来加载）。



3）匹配结果选项 – 在收货屏幕和采购发票屏幕的底部新增了一个按钮用来触发一个显示所有匹配锁定和警告消息的屏幕。这个屏幕包含了显示当前行的匹配状态的文本。或者该文本显示的也可能是一个错误的性质或某一相关指标的性质。



一旦点击“匹配结果”按钮之后，就会显示一个名为“匹配结果”的新屏幕。该屏幕会显示两个网格，第一个网格中显示有匹配锁定或警告的行的信息。当用户突出显示第一个网格中的行时，第二个网格会显示突出行的 匹配状态、说明、差异和其他相关信息。



匹配说明消息：

—— 无UOM（计量单位）换算
—— 无货币换算
—— 收货数量大于订单数量
—— 收货数量少于订单数量
—— （实际）收货日期晚于预计收货日期
—— （实际）收货日期早于预计收货日期

2.7.2.单据警告/锁定操作

在触发创建/保存操作时所发生的功能操作取决于单独的公差设置和所需的特定操作（锁定/警告）。

要想确定正确的操作，就必须明确公差误差的级别。可以划分为三种级别：

1）没有公差异常- 正常处理
2）公差警告 – 触发了一项或多项的公差检查，且相关操作被设置为“警告”。允许创建/更新，但会报警告消息且需要用户确认。
3）公差锁定 - 至少发生了一项附有“锁定”操作的公差检查。禁止创建/更新。

在收货功能中覆写该三向匹配错误的唯一方法是覆写其公差代码，前提是用户有该操作的授权（收货录入交易/访问代码）。

2.7.3. ADC

对于ADC来说，由于手持设备的空间限制，每个收货行只能显示一条消息。因此，当行上有多个锁定/警告消息时,会显示第一条锁定消息。如果只有警告而没有锁定的话，则会显示第一条警告消息。

消息：
—— 无UOM（计量单位）换算
—— 无货币换算
—— 收货数量大于订单数量
—— 收货数量少于订单数量
—— （实际）收货日期晚于预计收货日期
—— （实际）收货日期早于预计收货日期
—— 匹配成功






2.8. 采购发票交易

一个新的复选框选项，“三向匹配状态/结果”，被添加至[参数]页签的[显示]版块中。勾选该值会在采购发票功能中加入多个字段。


—— 表头处，靠近[当前状态]的[匹配状态]字段
—— 在发票行上[匹配差异]字段旁边的[三向匹配状态]字段
—— 在屏幕底部用来显示所有匹配锁定/警告的[匹配结果]按钮

在“行”页签中添加了一个控制项，以允许显示/覆写分配给发票的公差代码。通过这项设置授权用户可以在不修改采购订单或与供应商协商的情况下清除异常项。



2.9. 采购发票——GESPIH

采购发票的逻辑与收货的逻辑类似，但更为广泛。与采购收货锁定不同的是：用户能够创建采购发票，但锁定会防止发票被审核/过账。而要想审核/过账，用户就必须确保发票在公差范围内或者由授权用户来执行锁定覆写。采购发票的表头显示中添加了一个锁定状态字段。

2.9.1.采购发票行加载限制

添加了一个新的控制项，以便在开票过程中强制执行三向匹配，而这是为了控制如何加载采购发票行以及如何适用于所有产品记录中勾选了[收货]复选框（所有勾选了[收货]复选框的在库管理和非在库管理的产品）的发票行（无论采购订单行是否已被指派公差代码）。

控制设置有三类可供选择：

1）无限制：对行的加载无限制。可以任意选择自收货或采购订单加载行，无论是否已处理了对应的收货项。当用户选择该选项时，我们不能真正确保在三个方向都进行了匹配，因为收货匹配可能会被略过。

2）如无收货，则自采购订单加载：当已根据采购订单处理完收货时，该行只能收货项加载。只有当开票时不存在对应的收货项的情况下才能自采购订单行加载该行。这样，才能用该参数处理那些有拆分或预付的付款条件的采购订单。“背对背：客户直运”类型的采购订单将不会被锁定，因为它们不进行收货。

3）仅自收货预加载：对于那些所关联的产品记录中勾选了[收货]复选框的行，总是必须从收货项加载（无论是否已处理了对应的收货项）。这就强制用户始终必须在开票前处理收货，从而确保真正的三向匹配。

如果用户试图无视参数设置将采购订单行选作数据来源，那么系统将会显示错误消息，告知用户他们应当加载收货行，而不是订单行。

2.9.2. 公差异常情况的用户通知

可采用三种方式来通知用户公差的异常情况。

行上的产品代码字段有条件格式。橙色用来显示有匹配错误的发票行，而蓝色则用来显示有匹配警告的发票行。

1）匹配标志 - 行上的产品代码字段有条件格式。橙色用来显示有匹配错误的发票行，而蓝色则用来显示有匹配警告的发票行。

2）行匹配状态 - 在采购订单行中（在[匹配公差]字段旁边）添加了“匹配状态”字段，用来在每行上显示匹配状态。



本字段有5个值可供选择：
—— 不适用
—— 匹配成功
—— 警告：该行上有一条或多条匹配警告，但没有锁定（产品字段也会显示为蓝色）
—— 已锁定：该行上存在一个或多个匹配锁定（产品字段也会显示为橘色）
—— 已解锁：该行上此前有一个或多个匹配锁定，但后来被某个用户覆写了

在行状态表中新增了一行[匹配状态]字段（可以通过在添加的收货行上右击来加载）。



3）匹配结果选项 – 在采购发票屏幕的底部增加了一个按钮。这个按钮会触发一个独立的屏幕，显示所有采购发票行的锁定和警告消息。



一旦点击“匹配结果”按钮之后，就会显示一个名为“匹配结果”的新屏幕。该屏幕会显示两个网格，第一个网格中显示有匹配锁定或警告的发票行的信息。当用户突出显示第一个网格中的行时，第二个网格会显示突出行的 匹配状态、说明、差异和其他相关信息。



匹配说明消息：

—— 无UOM（计量单位）换算
—— 无货币换算
—— 发票单位成本高于采购订单单位成本
—— 发票单位成本低于采购订单单位成本
—— 发票行不含税金额低于采购订单不含税金额
—— 发票数量大于订单数量
—— 发票数量大于收货数量
—— 发票数量少于订单数量
—— 发票数量少于收货数量

2.9.3. 匹配状态

采购发票功能的[控件]页签中增加了新的状态字段“匹配状态”。该字段可以选取下列值：


—— 已解锁：有解锁访问权限的用户覆写了该项锁定
—— 已锁定：锁定了一个或多个有匹配的采购订单行
—— 警告：有一个或多个采购订单行上存在匹配警告
—— 匹配成功：成功完成匹配
—— 不适用：未执行任何匹配（没有任何发票行被分配了公差代码）

2.9.4. 单据警告/锁定操作

在触发创建/保存操作时所发生的功能操作取决于单独的公差设置和所需的特定操作（锁定/警告）。

要想确定正确的操作，就必须明确公差误差的级别。可以划分为三种级别：

1）没有公差异常- 正常处理
2）公差警告 – 触发了一项或多项的公差检查，且相关操作被设置为“警告”。
3）公差锁定 - 至少发生了一项附有“锁定”操作的公差检查。

一行可能会触发多种异常情况。点击[匹配结果]按钮，屏幕上会显示包括锁定和警告在内的所有异常情况。

2.9.5. 公差锁定覆写

在采购发票窗体中新增了一个下拉菜单“解锁匹配误差”。由发票状态和Sage ERP X3安全规定（功能权限）来控制访问权限。该“解锁”操作将释放因公差异常情况而锁住的发票。当发生这种情况时，下列信息将随同发票一起保存。


1）解锁用户 - 用户ID
2）解锁日期 - 系统日期
3）解锁金额 - 总的发票行金额


2.10 咨询

发票列表        在查询显示屏幕中增加了匹配状态。在高级选择标准中增加了‘匹配状态’选项。
发票行        在查询显示屏幕中增加了匹配公差和行匹配状态。在高级选择标准中增加了‘行匹配状态’选项。


3. 优点


通过对采购流程强有力地控制和对异常情况的管理来减低风险；
通过提供灵活、随时可用的流程来简化解决方案的使用，充分遵循最佳实践和标准；
通过自动化运行控制项、处理职责分离以及确保审计和追踪能力来提高财务流程的效率。


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