ERP解决方案与CIO的角色转变——业务创新领导者的发展蓝图

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本白皮书介绍了新型企业资源规划软件解决方案（ERP）如何支持CIO在当今时代的角色转变，并分析了当前最重要的ERP发展趋势。


简介


CIO的角色转变


在如今的商业世界里，很难找到比首席信息官（CIO）变换更频繁的角色了。仅仅几年前，信息技术部门的领导们还在主要致力于确保企业“正常运营”所需的基础设施时刻就位，并且功能运行良好。但随着技术驱动型创新变得日益重要，他们的角色也发生了根本性的转变。


其角色不但变得更多元化又富有挑战性，而且CIO们现在还需要兼顾诸多情况，并确保在一个快速转变和发展的领域中始终立于不败之地。最重要的是，他们肩负的责任突然变得更加重了。


随着迅速连续的发展逐步改变了商业世界的内部构造，CIO职位的性质也发生了实质性转变，他们有责任将那些新兴的方法论和应用程序融入到业务中去。


CIO角色的这种根本性转变反映了商业环境在众多不同层面所发生的深刻变化。伯勒斯研究机构（Burrus Research）的CEO，Daniel Burrus表示：“那些已经发生在可视化、社交化、虚拟化和移动化方面的转型创造了一个以技术驱动创新的新黄金时代，而CIO理应身先士卒。”(1)


关于CIO的人事决策中一个最重要的因素是，现在他们能为公司带来哪些新的创新性解决方案。CIO过去的形象是乏味的纯IT人士，与之形成鲜明对比的是，现在他/她则被认为应当能够以令人惊艳的方案赢得董事会的“喝彩”，从而促进公司成长并提升企业业绩。


并非所有的CIO都已准备好应对这一挑战。最近的调查显示，根据超过半数参与Gartner公司大型报告《驯服数码龙：2014年CIO议程》的CIO们认为当前技术变革发生的太快，以致于他们难以跟上其发展。


既要为组织交付基础的IT服务，又要让企业准备好接纳围绕大数据、物联网、云计算和高技能劳动力应运而生的新问题，在这种需求的促使下不得不对IT采取“双模式”策略。


Gartner公司的研究员Dave Aron表示：“大多数组织结构都需要采用一种双轨模式”。“第一种模式仍将是传统IT与传统供应商和各种举措相结合来应对风险和管理；而第二种模式则将是非线性IT，具有不确定性且需要创新、协作和新的技能。(2)”


日益明显的是，技术和业务创新交汇处的严峻挑战使CIO必须寻求合适的工具才能为他们的公司带来积极转变。

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I. 投资IT


IT解决方案能为任何企业带来的机遇几乎是无止境的——而决策者们深知这一点。依据Gartner的一项研究，近年来最优先的业务事项已由（在全球金融危机时和不久后盛行的）节省成本转变为增长和盈利能力。其中不低于41％的公司认为，现在最优先的三个事项之一就是增长，而IT解决方案在实现增长方面恰恰起着举足轻重的作用(3)。


数据是强有力的：参与研究的所有公司中有半数计划在下一年度增加他们的IT支出，且52％的公司已有一套与公司整体目标相一致的适当数字战略。“这需要CIO们准备好迎接长达五年多的第一波重大IT投资浪潮”，Gartner的报告总结道。


由于认识到新技术可以对任何需要改进的内部部门产生积极的影响，其直接结果就是大量投资于新IT解决方案的意愿的提升。Gartner公司的David Cearly称(5)：“社交化、移动化、云技术和信息化在继续推动变革的同时，也创造了新的机遇，形成了对能在网络级执行的高级可编程基础架构的需求。”


另一个优先事项则是受到高度关注的业务分析。在这方面最重要的关键字仍然是大数据，它已得到了广泛认可，拥有巨大的潜力，但又完全依赖于IT创新技术，而这些技术在几年前还是不可用或不切实际的。有鉴于此，投资IT被许多公司列为首要任务也就不足为奇了。


话说回来，当然成本效益也在业务优先事项中占有一席之地，且CEO们常常认为公司的IT部门理应可以采取更多举措来降低成本。Gartner报告中引述的公司有超过半数认为：对CIO而言，提高其贡献最显著的方式是“像经营一家企业那样经营IT”(6)，优先考虑流程精简和成本效益。


CIO如何才能弥合对模式化转变创新的需求和对成本效益的压力之间的差距？一种前进的方向就是实施强化的企业资源规划（ERP）软件解决方案，该方案能管理同一系统中跨不同位置的工作流和信息。

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II.ERP解决方案的益处


如上文详述，完善的IT战略是近期企业内部思维方式转变背后的驱动因素，无论是经由云和远程工作进行信息化管理，还是跨不同地点的绩效和资源管理。大多数如今正面临主导业务创新挑战的CIO们都倚仗ERP系统来实现他们的目标。


简言之，ERP解决方案就是一个业务应用程序，它将所有独立部门运转的职能集成至一个单一的软件应用程序中。使用统一的平台大大简化了各式各样的流程。尽管ERP系统并不会自动产生创新举措，但他们改进信息结构的方式本身就带来了诸多机遇。


以下简要概述了ERP系统所能提供的最重要的益处：


你业务的单一视图


使用单个统一系统可以减少浪费在公司上下手动追踪重要信息的人力。不是在几十个不同的部门系统中，而是在一个中心位置即可找到信息。这样就能实时采集数据，并有助于大大减少阻碍跨部门通力合作的所谓“信息孤岛”。


流程精简


同样地，用来评估和处理各种信息的报表系统也得到了精简，使不同的部门不至于在沟通时“讲不同的语言”。这可以确保标准化流程的顺利完成，并培养跨部门的协同效应。


透明度


鉴于所有的公司数据都被存储在同一个系统中，因此特权部门信息已一去不复返。这对高级管理层人员而言尤为有用。他们需要有全面且易懂的概览，但倘若没有ERP解决方案，他们就不得不依仗其他人为其准备的不同信息。ERP软件所提供的完整可视性确保了他们能轻松锁定宏观视角。


短期和长期投资回报率


增强的现代化ERP解决方案可以从一开始就大大提高企业的绩效。安装之后，重新构造并简化的信息就能立刻助你从内部获得对企业运作方式的全新见解。投资在项目工时上累计节省的资金，以及可以发现先前隐藏的资源浪费情况的全新清晰视图，直接促成了非常可观的投资回报。


与此同时，ERP解决方案的性能也在不断改善着它有权访问的更相关的数据。如果一家公司持续不断地为ERP系统注入新信息，那么就会看出增强型资源规划软件的全部潜能几乎是无限的。


跨国公司的理想之选


对于在多个国家设有办事处的全球性公司而言，资源规划尤其具有挑战性。每个国家普遍存在的不同商业文化和法律框架会导致产生整体负面影响的摩擦损失。一款全球化的ERP解决方案使公司能够全局访问跨业务的生产、存货、采购、销售和订单信息，以及自动化运行地点之间的复杂流程，从而大幅改善公司流程并增强透明度。是否能进行全局预测、聚拢资金、国际间开票以及支持国际银行格式，这些对一家全球性公司的管理工作也是至关重要的。


因为ERP解决方案能轻松在任何基础结构上实施，所以它们能实现跨不同国家和大陆的业务数据同步。无论是在葡萄牙或波兰设有工作办事处，还是以欧元或日元进行交易，他们在任何地方所处理的数据都是相同的。


“ERP解决方案使我们能够跨国家整合信息，例如我们可以整合在葡萄牙的总公司和在波兰的生产工厂之间的信息。有了ERP解决方案之后，所有系统都能随时得到更新，而所有信息集中在一起之后，我们就能更快地响应客户”，ERTGRUPO(7)公司的首席技术官Tiago Pinho这样说道。


有效的两层式策略


实施ERP系统使公司能够运行高效的两层式方案。在这种方案下，各部门可以专注于自己的专业核心领域——无论是一个地区还是一个行业部门——同时作为大企业机构的组成部分还能获益。用于搭建决策制定框架的数据和定性信息是与企业实务的日常运营更为相关的。


移动技术的最佳解决方案


专门设计现代化ERP系统就旨在充分利用“数字革命”。我们应认识到越来越多的企业依赖于经由移动设备实现的超多功能通信结构，因此几乎可以在任何合适的设备上访问ERP解决方案。无论是智能手机、平板电脑还是智能本，无论是以什么方式、在什么时候，员工都可以按意愿将最新信息更新入系统。


易于和第三方解决方案同步


ERP系统的另一大优势在于它们可以轻松连接至外部应用程序所使用的软件平台。通过直接链接至供应链合作伙伴和客户的软件接口，可以大大促进与他们门户之间的协作，同时为双方扩展可视性和可控性。


整个公司通用的单一软件包


有了属于全公司的ERP解决方案，所有部门就能使用相同的软件。这意味着不再需要对单个软件系统进行昂贵又麻烦的更新。软件系统的采购和维护得到了集中化，从而能够腾出各部门的资源，并避免各分部间不兼容的问题。


适合所有不同规模的企业


因为ERP解决方案是基于模块构成的软件系统，所以它具有高度的灵活性，并且无论公司的规模大小如何，它都可以根据其需要和要求进行调整。当需要实现多种模块时，依赖高度复杂的流程和结构的公司就是最大的受益者，而使用更简单模型的企业则可以利用ERP系统的核心优势并配合一套更精简的解决方案。


安全性


使用ERP系统可以大幅提高整个公司的安全性，因为只需一步即可将相同的协议应用到整个系统中。不再需要针对个别部门的要求定制不同的安全解决方案。此外，从用户的角度来看，也能减少安全漏洞，因为可以轻松追踪系统中每次发生的每一笔交易，同时加强问责制和易控性。

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III.CIO们应关心的热门趋势


ERP解决方案和它们的使用方式经历着不断的变化。CIO们需要及时了解将主导用户实践并对未来规划产生影响的最新趋势。


基于云的ERP


近几年ERP技术最受关注的变化可以说是云计算的出现，它意味着ERP解决方案助力企业成功方式的显著改变。它能够直接经由web使用应用程序，而无需再诉诸静态的内部部署软件，这使成本变得更低，且运转速度比传统系统更快。与内部部署的系统相比，在安装基于云的系统时所节省的时间是巨大的，毫不夸张地说，可以节省多年时间。因此，这也就难怪在过去几年间，客户对云解决方案的需求一直在稳步攀升。


Digital Commerce公司企业应用部的Christine Dover表示：“云计算、嵌入式分析和电子商务中的融合趋势将推动新的竞争态势，在向客户和最终用户提供新的应用和功能的同时，也推动了对相关安全技术和服务的需求(8)。”


有趣的是，基于云计算的ERP系统的崛起也意味着ERP供应商之间的竞争变得越来越激烈。开发和支持基于云的解决方案比内部部署的系统容易得多，这也鼓励了“小型”玩家在市场上采取行动。


移动ERP


与云携手同行是移动ERP和BYOD（自带设备）的进一步发展方案。正如第2部分中简要提到的那样，各类手持式和便携式设备的普及意味着如今的业务是每时每刻在不同的地方完成的。能够通过这些设备直接连接到主系统是一种不可估量的优势。


“仅从一台计算机访问ERP系统的日子已一去不复返——现在员工使用手机和平板电脑的频率与使用台式机或笔记本电脑的频率一样高——甚至更高”，Panorama Consulting Solutions(全景咨询解决方案)公司的管理合伙人Eric Kimberling这样说道。“供应商终于开始为员工提供令人信服的安全方式来达成这点，所以他们也在寻求移动解决方案的更广泛推广(9)。”


BYOD也可以被包含到ERP解决方案的成本效益特性中。除公司所有的设备之外，员工可以使用他们熟悉的私人设备，这样不仅能减少对IT支持的需求，也使用法变得多样化。


可用性


倘若不把眼光局限于业内的这三大主要趋势，许多人认为可用性将很快成为ERP软件真正的首要问题。专家们表示要不是基于云计算的ERP和移动ERP的用户友好性相对较差，这些领域可以发展得更快。


“供应商意识到他们必须投入资金来降低ERP的复杂性，并使之对最终用户具有可用性” ，Nucleus Research研究公司的分析师Rebecca Wettemann说：“这并不只是在实行移动化，而是在使移动化变得更加直观。这不仅仅是增加新的功能，而是真正在思考如何使用户界面更加人性化(10)。”在适应新的软件解决方案时，企业往往将消费者放在首位，同时期待简单直观的设计。未来几年内，提供这样一种有益的用户体验的新方法将是决定ERP发展的一大趋势。

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IV.不同ERP产品适用于哪类企业机构？


在为自己的公司选择合适的ERP系统时，CIO们需要小心行事。由于ERP解决方案的普及，目前市场上的服务提供商数量繁多，为了扩展自己的客户群，他们不惜承诺任何东西。对于正确的系统和合适的ERP合作伙伴，明智的决策是成功实施ERP的关键。


以下是评估最佳ERP解决方案时最重要的六大标准：


前瞻性


至关重要的是要明白，只有当ERP系统被认为是一个推动你企业长期积极发展的工具时，它才能最大限度发挥潜力。在决定获取哪些系统或模块之前，你需要知道你企业未来五年甚至十年的发展计划。你现在规划得越长远，一旦达到下一个里程碑时，你ERP解决方案的适应性就会越强。


专为你的业务定制


每个企业都是不同的，每家公司又都有自己的优先事项。在和一个潜在ERP供应商打交道时，重要的是要确保能自始至终满足你的特定需要和要求。从最初的路线图到最终会被用到的系统设置和工具——应当完全针对客户的需求来定制每一个步骤。


可靠的实施


花费太多精力在你ERP系统的完美实施上是不现实的。对于使用ERP解决方案而言，平稳顺畅的开端可以确保每个人都能接受结构变化，并从一开始就保证有最好的结果。实施必须既快速又彻底，且应把员工培训以及成功过渡所需的前瞻性部署策略囊括在内。依靠已久经考验的标准化实施模型有助于显著加快这个过程。


集成


如何选择合适的ERP解决方案很大程度上取决于应当被替换的系统。几乎在所有情况下，都可以轻松将部分原先存在的设置集成至新的系统中。有了合适的解决方案，就能干净利落地将内部数据从一个平台转移至另一个。


经验丰富的合作伙伴


尽管一旦一切都运行平稳之后ERP系统是易于使用的，但倘若没有经验丰富的合作伙伴来提供专家咨询服务和支持，那么就会有陷入故障的风险，特别是在调整期内。至关重要的是你的支持合作伙伴必须真正了解你的行业——对于书商而言，适用于汽车零件供应商的一切并非都有意义。你的ERP合作伙伴有成功实施项目的良好记录，且预期在多年后仍能正常营业，这也是至关重要的。考虑到ERP领域在迅速地变化着，最后这一点也是不容低估的。


ROI（投资回报率）


正如上面提到的，CIO们都凭借快速的投资回报来论证ERP解决方案的实施合理与否。很少有公司会愿意等待数年，直到新的软件平台实现从安装的投资中获利；因此，确保所选择的ERP系统功能丰富、高效且人性化，足以对日常业务产生直接影响，这点很重要。有所帮助的是，明智的ERP设置往往能削减IT的采购和维护成本，足以即时抵消其他成本。

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结论


公司的IT系统只作为一个执行业务活动的工具独善其身的时代一去不复返了。如今，一家企业所采用的信息技术往往直接反映了其战略和愿景。这就是为什么现在在所有业务部门中CIO最青睐的解决方案通常是ERP系统。在一个由信息的有效管理决定成败的环境中，良好实施的ERP解决方案才能帮助公司按照其潜力蓬勃发展。


当然，ERP系统本身并不能提供创新。它是通过交付更好的商务智能才创造出了制定更优决策的可能性。这就要CIO们借助ERP软件成为创新的领导者，而这也恰恰是大多数公司目前对他们的要求。鉴于可能性是无限的，ERP系统所经历的变化和不断更新就要求CIO们确保真正参与到不断涌现的机遇中。


“创新型CIO实现了脱胎换骨”，Gartner公司的合伙人Mark Raskino这样说道：“创新型CIO会利用强大且富有创造力的内部技术资源基础努力开发出独一无二的新技术能力，并将其作为竞争优势。如果你希望自己的公司在行业内保持领头羊的位置，那么信息和技术就必须再次成为核心竞争力。(11)”